Skal du arrangere konferanse eller et større arrangement? Da anbefaler vi at du starter planleggingen så tidlig som mulig! Vi vet at det kan være konkurranse om å sikre seg arrangementslokaler på datoene man ønsker seg, og spesielt i deler av året kan det lønne seg å ha booket tidlig.
Ikke vær redd for å ta kontakt selv om det er lenge til arrangementet og alle detaljene ikke er spikret ennå. Du kan når som helst sende oss en uforpliktende forespørsel her.
Det er selvsagt mye mer som også skal på plass, enn selve datoen. Vårt mål er at arrangementet skal gå knirkefritt, både for deg som arrangør og for gjestene dine. Her får du våre beste tips om hvordan du kan planlegge konferanse, seminar, kick-off, bankett, kongress eller et annet større arrangement på best mulig måte!
Vær tidlig ute
Det kan lønne seg å være tidlig ute med å reservere lokale til deres arrangement. Det kan være stor etterspørsel på lokaler, spesielt for større arrangement, så vær tidlig ute med å sjekke kapasitet. Våre største saler kan gjerne bli booket et helt år i forveien, men skulle man likevel være litt sent ute så er det bare å ta kontakt likevel, for man kan fortsatt være heldig! Vi er også gjerne behjelpelig med å sjekke om alternative tidspunkter eller romløsninger kan fungere, skulle dette være nødvendig.
Program og agenda
Som arrangør av en konferanse har du ofte en agenda eller målsetting for hva som skal skje og hva som skal formidles. Dette har du best kontroll på. For Oslo Kongressenters ansatte er det en hel del andre detaljer vi hjelper deg med å få kontroll på. Et godt og oversiktlig program eller kjøreplan vil være til god hjelp for konferansestedet for bedre planlegging. Avhengig av arrangement og medbragt utstyr kan det være aktuelt og også ta høyde for både innrigg og utrigg i kjøreplanen. Er man tidlig ute med å sette kjøreplanen så sikrer man seg bedre for at alt går som det skal.
Merking og skilting
For å sikre at deltakerne enkelt kan orientere seg, er det avgjørende at navnet på arrangementet og hvilken sal det finner sted i, er godt synlig ved inngangen. På Oslo Kongressenter benytter vi oss av over 30 strategisk plasserte 55-tommers skjermer i gjesteområdet. I tillegg har alle rom egne skjermer som viser møtenavn og annen relevant informasjon for arrangementene. Vi har også en stor resepsjon, hvor vårt vertskap er tilgjengelig under hele arrangementet.
Mat til konferansedeltakerne
Varigheten på selve arrangementet og tidspunktet på dagen er viktig, slik at vi kan planlegge tilstrekkelig antall pauser, samt lunsj eller middag i løpet av dagen og utover kvelden.
Det kan være ulike allergier og intoleranser blant deltakerne som du må kartlegge så tidlig som mulig. Vi ønsker at alle skal ha en god smaksopplevelse når de besøker Oslo Kongressenter og tilbyr en løsning for innmelding av allergier for arrangører som booker hos oss. Deltakerne kan ha store forventninger til både møtemat, snacks, lunsj og middag, og for oss er maten en viktig del av opplevelsen. Her kan du se våre menyer – og vi tilbyr også selvfølgelig alltid vegetarianske og veganske alternativer!
Teknisk utstyr
Alt nødvendig teknisk utstyr skal selvsagt fungere sømløst når gjestene kommer til konferansen. Vi vet at lydanlegg, projektorer, skjermer, mikrofoner og eventuelt streamingutstyr og andre teknikaliteter må fungere 100 %. Visste du at Oslo Kongressenter har dedikerte teknikere på plass før og under arrangementet, og at vi er blant Norges beste tilbydere på teknisk krevende arrangementer? Dette er ting du ikke skal behøve å bekymre deg for når lokalet først er booket. Vi skreddersyr opplevelsen for dere, slik at dere får maksimalt ut av tjenestene vi tilbyr.
Registrering, velkomst og garderobe
Vi ordner fine registreringsbord i vår foaje for større arrangement. Her kan dere også sette frem bannere eller LED roll-ups for å gjøre registreringen godt synlig for deres gjester. Det kan være lurt å planlegge et effektivt registreringssystem, som for eksempel bruk av QR-koder, slik at deres gjester unngår å starte dagen med å stå for lenge i kø. Man kan også henvise deler av de ankommende gjestene til vår bemannede garderobe eller til våre kaffemaskiner for å lette på trykket hvis registreringskøen blir lang.
Rapportering og evaluering av arrangementet
Lag en rapport som oppsummerer konferansen, deltakernes tilbakemeldinger og eventuelle anbefalinger for fremtidige arrangementer. Vi blir veldig glade for tilbakemeldinger og oppfordrer til å hente inn tilbakemeldinger og gjerne dele dette med oss. Dersom en har tenkt at man skal gjenta arrangementet så er det lurt å avklare ønskede datoer med konferansested slik at man får booket inn dette i tråd med ønsker en har.
Vi på Oslo Kongressenter har lang og bred erfaring med planlegging og gjennomføring av store og små arrangementer. Send oss gjerne en forespørsel, så veileder vi deg gjennom planleggingen slik at alle detaljer spikres og du kan slappe godt av når gjestene inntar lokalet for å delta på ditt arrangement!
